Hệ thống ERP · Tài liệu nghiệp vụ
Tài liệu xác nhận nghiệp vụ hệ thống ERP
Dành cho Ban lãnh đạo, quản lý phòng ban và người dùng nghiệp vụ
MỤC ĐÍCH: Tài liệu này dùng để người dùng tương lai của hệ thống ERP đọc, đối chiếu và xác nhận rằng các quy trình, màn hình, chức năng, quyền thao tác và báo cáo đã đúng và đủ với cách doanh nghiệp đang vận hành hoặc dự kiến vận hành. Đây không phải tài liệu thiết kế kỹ thuật cho đội phát triển.
1.Mục đích và cách sử dụng tài liệu
Tài liệu mô tả hệ thống ERP theo góc nhìn của người dùng nghiệp vụ. Mục tiêu là giúp từng phòng ban hình dung được khi sử dụng hệ thống họ sẽ nhìn thấy màn hình nào, thực hiện thao tác gì, dữ liệu đi qua những bước nào và kết quả cuối cùng được ghi nhận ra sao.
- Ban lãnh đạo xác nhận phạm vi tổng thể, luồng phê duyệt và các báo cáo quản trị.
- Kinh doanh xác nhận quy trình khách hàng, báo giá, đơn bán và giao hàng.
- Mua hàng xác nhận nhà cung cấp, giá mua, đơn mua và nhận hàng.
- Kho xác nhận nhập kho, xuất kho, tồn kho và giao nhận nhiều lần.
- Tài chính xác nhận đề nghị thanh toán, công nợ và trạng thái thanh toán.
- Sản xuất xác nhận BOM, lệnh sản xuất và luồng nguyên vật liệu / thành phẩm.
- Quản trị hệ thống xác nhận người dùng, vai trò, công ty, chi nhánh và quyền truy cập.
CÁCH XÁC NHẬN: Tại mỗi màn hình hoặc quy trình, người đọc đánh dấu Đúng và đủ, Cần điều chỉnh, Bổ sung hoặc Không áp dụng; đồng thời ghi rõ nội dung cần sửa. Chỉ các nội dung đã được các bộ phận liên quan xác nhận mới được xem là phạm vi nghiệp vụ chính thức.
2.Phạm vi nghiệp vụ của hệ thống
| Nhóm nghiệp vụ | Phạm vi cần xác nhận |
|---|---|
| Quản trị tổ chức | Công ty, chi nhánh, phòng ban, người dùng, vai trò và phân quyền. |
| Dữ liệu nền | Khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, đơn vị tính, kho, điều khoản thanh toán. |
| Giá mua và giá bán | Giá mua, giá bán, hiệu lực giá, lịch sử giá và biên lợi nhuận. |
| Bán hàng | Báo giá, chốt một phần, đơn bán, giao hàng và hàng còn thiếu chờ xử lý. |
| Mua hàng | Đơn mua, nhận hàng nhiều lần và theo dõi phần chưa nhận. |
| Kho | Tồn kho, nhập/xuất, điều chuyển, kiểm kê và lịch sử biến động. |
| Phê duyệt | Duyệt giá, báo giá, đơn hàng, đơn mua hàng và đề nghị thanh toán. |
| Tài chính | Đề nghị thanh toán, công nợ phải thu / phải trả và theo dõi thanh toán. |
| Sản xuất | BOM đa cấp, lệnh sản xuất, xuất nguyên liệu và nhập thành phẩm. |
| Báo cáo quản trị | Bảng điều khiển theo công ty, chi nhánh, phòng ban, nhân viên và thời gian. |
3.Vai trò sử dụng hệ thống
| Vai trò | Phạm vi công việc trên ERP |
|---|---|
| Ban lãnh đạo | Xem bảng điều khiển toàn doanh nghiệp; duyệt chứng từ theo thẩm quyền; theo dõi doanh thu, chi phí, biên lợi nhuận, tồn kho và công nợ. |
| Quản lý phòng ban | Xem dữ liệu của bộ phận; duyệt hoặc từ chối chứng từ; theo dõi tiến độ và hiệu quả nhân viên. |
| Nhân viên Kinh doanh | Quản lý khách hàng được giao; tạo báo giá và đơn bán; theo dõi phê duyệt, giao hàng và công nợ liên quan. |
| Nhân viên Mua hàng | Quản lý nhà cung cấp; cập nhật giá mua; tạo đơn mua hàng; theo dõi hàng về và đề nghị thanh toán. |
| Nhân viên Kho | Thực hiện nhập/xuất kho dựa trên đơn mua / đơn bán; kiểm tra tồn; theo dõi phần hàng chưa nhận / chưa giao. |
| Nhân viên Tài chính | Kiểm tra hồ sơ thanh toán; theo dõi phải thu / phải trả; xác nhận thanh toán. |
| Nhân viên Sản xuất | Quản lý BOM, lệnh sản xuất, xuất nguyên liệu và nhập thành phẩm. |
| Quản trị hệ thống | Tạo tài khoản, phân quyền, cấu hình danh mục và hỗ trợ vận hành hệ thống. |
4.Quy trình tổng thể cần xác nhận
4.1.Quy trình bán hàng
Khách hàng→Báo giá→Phê duyệt→Đơn bán→Giữ hàng→Giao hàng→Công nợ / Thu tiền
- Kinh doanh có thể tạo báo giá, hoặc tạo thẳng đơn bán khi không cần báo giá.
- Báo giá có thể được chốt toàn bộ hoặc một phần; báo giá gốc vẫn giữ nguyên lịch sử.
- Đơn bán phải được duyệt trước khi kho thực hiện giao hàng.
- Một đơn bán có thể giao nhiều lần; hệ thống theo dõi số đã giao, còn lại và hàng còn thiếu chờ xử lý.
4.2.Quy trình mua hàng
Nhà cung cấp→Giá mua→Phê duyệt→Đơn mua→Nhận hàng→Công nợ / Thanh toán
- Mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và giá mua đã được phê duyệt để tạo đơn mua hàng.
- Đơn mua hàng có thể được tạo trực tiếp; không bắt buộc qua báo giá mua.
- Một đơn mua có thể nhận hàng nhiều lần; hệ thống theo dõi số đã nhận và còn lại.
- Đề nghị thanh toán phải tham chiếu chứng từ liên quan và đi qua luồng duyệt.
4.3.Quy trình kho
Đơn mua đã duyệt→Nhập kho→Tăng tồn→Đơn bán đã duyệt→Xuất kho→Giảm tồn
- Mọi giao dịch nhập kho phải tham chiếu đơn mua hàng hoặc nghiệp vụ được cho phép.
- Mọi giao dịch xuất kho bán hàng phải tham chiếu đơn bán hàng đã duyệt.
- Kho xác nhận nhập/xuất thì hệ thống tự động cập nhật tồn; không có bước duyệt riêng.
- Hệ thống lưu đầy đủ lịch sử biến động tồn theo sản phẩm, kho, ngày và chứng từ.
4.4.Quy trình sản xuất
Nhu cầu sản xuất→Lệnh sản xuất→BOM→Xuất nguyên liệu→Sản xuất→Nhập thành phẩm
- BOM hỗ trợ nhiều cấp: nguyên liệu → bán thành phẩm → thành phẩm.
- Hệ thống tính nhu cầu nguyên liệu dựa trên sản lượng và BOM.
- Khi xuất nguyên liệu, tồn nguyên liệu giảm; khi hoàn thành, tồn thành phẩm tăng.
5.Danh sách màn hình và chức năng chi tiết
HƯỚNG DẪN ĐỌC: Mỗi màn hình bên dưới được mô tả theo mục đích, người sử dụng, dữ liệu hiển thị, thao tác, quy tắc, kết quả và nội dung cần xác nhận, kèm theo mockup minh họa để dễ hình dung bố cục. Mockup chỉ mang tính minh họa — dữ liệu là ví dụ, không phải giao diện cuối cùng. Người dùng không cần quan tâm cách hệ thống được lập trình.
6.Quy tắc chung áp dụng trên các màn hình
| Nhóm quy tắc | Yêu cầu nghiệp vụ cần xác nhận |
|---|---|
| Tìm kiếm và bộ lọc | Danh sách có tìm kiếm nhanh, lọc theo trạng thái / ngày / đối tượng và nhớ bộ lọc phù hợp. |
| Danh mục chọn | Ưu tiên chọn từ danh mục; hạn chế nhập tay; có tìm kiếm trong danh sách dài. |
| Trạng thái chứng từ | Mỗi chứng từ có trạng thái rõ; chỉ cho phép thao tác phù hợp với trạng thái hiện tại. |
| Lưu nháp và gửi duyệt | Người tạo có thể lưu nháp; sau khi gửi duyệt, chứng từ bị khóa trừ khi được trả về. |
| Duyệt / từ chối | Không tự động duyệt; người duyệt có thể phê duyệt / từ chối từ danh sách hoặc chi tiết; từ chối phải có lý do. |
| Lịch sử thay đổi | Thay đổi quan trọng, giá, trạng thái, người duyệt và thời gian phải được lưu. |
| Đính kèm | Cho phép tải lên báo giá, hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao nhận và tài liệu liên quan. |
| In và xuất dữ liệu | Chỉ người có quyền mới được in / xuất; file phải đúng mẫu và đúng phạm vi dữ liệu. |
| Không xóa giao dịch | Dữ liệu đã phát sinh giao dịch chỉ được hủy / ngưng hoạt động, không xóa khỏi lịch sử. |
| Ngôn ngữ | Giao diện vận hành dự kiến bằng tiếng Anh, nhưng tài liệu xác nhận nghiệp vụ và hướng dẫn có thể bằng tiếng Việt. |
| Đa công ty / chi nhánh | Mỗi chứng từ phải thuộc công ty / chi nhánh; người dùng chỉ thấy phạm vi được cấp. |
| Thông báo lỗi | Thông báo phải dễ hiểu, nêu rõ nguyên nhân và cách xử lý, không dùng thuật ngữ kỹ thuật. |
7.Danh sách báo cáo cần người dùng xác nhận
| Nhóm | Báo cáo dự kiến |
|---|---|
| Kinh doanh | Danh sách báo giá; tỷ lệ chuyển đổi; đơn bán theo trạng thái; giao hàng; doanh số theo nhân viên / khách hàng / sản phẩm; biên lợi nhuận. |
| Mua hàng | Đơn mua theo trạng thái; hàng chưa nhận; mua theo nhà cung cấp / sản phẩm; lịch sử giá mua; đơn mua quá hạn. |
| Kho | Tồn hiện tại; nhập xuất tồn; biến động kho; hàng thiếu / hàng còn thiếu chờ xử lý; tồn thấp; hàng chậm luân chuyển; kiểm kê. |
| Tài chính | Đề nghị thanh toán; phải thu; phải trả; quá hạn; lịch sử thanh toán; dự kiến dòng tiền. |
| Sản xuất | BOM; nhu cầu nguyên liệu; tiến độ lệnh; tiêu hao thực tế so với định mức; sản lượng; phế phẩm nếu áp dụng. |
| Ban lãnh đạo | Doanh thu; chi phí / giá vốn; biên lợi nhuận; tồn; công nợ; hiệu quả theo công ty / chi nhánh / phòng ban; chứng từ chờ duyệt. |
8.Các quyết định nghiệp vụ cần chốt
- Luồng phê duyệt của giá mua, giá bán, báo giá, đơn bán, đơn mua và đề nghị thanh toán gồm những cấp nào?
- Ngưỡng giá trị, biên lợi nhuận hoặc điều kiện nào cần chuyển lên Ban lãnh đạo?
- Biên lợi nhuận được tính theo giá mua nào và có bao gồm vận chuyển, hoa hồng hoặc chi phí khác không?
- Kinh doanh được phép giảm giá hoặc sửa giá bán trong giới hạn nào?
- Khi đơn bán được duyệt có tự động giữ hàng trong kho không?
- Có cho phép bán khi không đủ tồn và tạo hàng còn thiếu chờ xử lý không?
- Có kiểm tra hạn mức tín dụng và công nợ quá hạn trước khi duyệt đơn bán không?
- Đơn mua có cho phép nhận vượt / thiếu trong một tỷ lệ dung sai cho phép không?
- Nhận hàng có cần bước kiểm tra chất lượng trước khi tăng tồn khả dụng không?
- Một sản phẩm có quản lý lô hàng, số sê-ri, mã vạch, hạn sử dụng hoặc nhiều đơn vị quy đổi không?
- Điều chuyển kho thực hiện một bước hay hai bước; có kho trung chuyển không?
- Kiểm kê có cần duyệt chênh lệch; ngưỡng nào cần Ban lãnh đạo?
- Đề nghị thanh toán liên kết đơn mua, nhận hàng, hóa đơn hay cả ba; có yêu cầu đối chiếu ba bên không?
- Công nợ phát sinh tại đơn bán, giao hàng hay hóa đơn?
- Hệ thống có quản lý hóa đơn / kế toán đầy đủ hay chỉ theo dõi thanh toán?
- BOM có phiên bản, hiệu lực, hao hụt, nguyên liệu thay thế và công đoạn sản xuất không?
- Bảng điều khiển Ban lãnh đạo cần các chỉ số đánh giá nào và công thức chính thức ra sao?
- Mẫu chứng từ cần ngôn ngữ nào, chữ ký nào và có cần chữ ký điện tử không?
- Các thông báo nào phải gửi trong hệ thống, thư điện tử hoặc kênh khác?
- Dữ liệu giữa các công ty / chi nhánh được chia sẻ hay tách riêng ở mức nào?
9.Biểu mẫu xác nhận theo phòng ban
| Bộ phận | Phạm vi xác nhận | Trạng thái | Ý kiến / Nội dung cần sửa |
|---|
10.Bảng xác nhận từng màn hình
| Màn hình / Chức năng | Kết quả xác nhận | Ý kiến |
|---|
11.Kết luận xác nhận phạm vi nghiệp vụ
Sau khi các bộ phận hoàn tất rà soát, nhóm dự án tổng hợp toàn bộ ý kiến và phát hành phiên bản tài liệu nghiệp vụ cuối cùng. Phiên bản cuối phải ghi rõ các nội dung đã được xác nhận, nội dung thay đổi, nội dung chưa thống nhất và nội dung nằm ngoài phạm vi triển khai.
| Nội dung | Xác nhận |
|---|
Ký xác nhận
| Đại diện | Họ và tên | Chức vụ | Ngày xác nhận | Chữ ký |
|---|